一👆🏼、申請資助流程
1.申請人於每月第一周或第三周到摩臣2辦理申請手續(須開會前2-3個月申報),須提交如下材料:
(1)《摩臣2平台資助研究生參加國際學術會議(境外)申請表》🪷;
(2)會議主辦方出具的正式邀請函錄用通知♊️、論文錄用類別(ORAL或POSTER)證明(請附正式證明函件有官方簽名或大會正式program),邀請函需提供導師簽名的中文翻譯件;
(3)提交導師審核簽字論文原稿🏌🏿♀️,格式按國內外正式期刊投稿格式,且作者為第一作者👳🏽♀️、摩臣2平台為第一署名單位🕥;
(4)外語水平證明;
2.導師對研究生提交的材料進行審核,在《摩臣2平台資助研究生參加國際學術會議(境外)申請表》上簽署意見,提交至研究生辦公審核後👨🏻🦳,由主管院長簽字蓋章🧐;有兩名及以上學生參加同一會議,摩臣2須推薦排序,未資助者優先考慮🔣👲🏿。
申請人同時提交簽字蓋章《摩臣2平台因公出國、赴港澳申報表》,詳見“二、辦理出國(境)審批手續”
3.申請人填寫《摩臣2平台在校研究生參加國際學術會議匯總表》,發送至tujiany@sdu.edu.cn,由摩臣2統一上報研究生院🤏🏿。
二、辦理出國(境)審批手續
1.個人申請:
(1)國際事務部網站——出入境事務——出國出境——相關下載——《摩臣2平台因公出國📜、赴港澳申報表》,附並邀請信復印件及中文翻譯件等材料,詳見國際事務部網站💸。
2.摩臣2審核🧕🏻:《摩臣2平台因公出國、赴港澳申報表》需所在單位負責人簽署意見並加蓋公章(醫學類研究生此處由齊魯醫學部審核簽字蓋章)。
3.研究生院:B317審核-B305簽字-B331蓋章。
4.國際事務部辦理審批手續❌:國際事務部C315。
5.赴臺灣審批程序同上,具體見國際事務部網站。
三🧑🦽、報銷流程(每周三上午)
研究生院經費報銷範圍包括機票、住宿費、會議註冊費等;夥食費和差旅補助等不在報銷範圍內。
1.報銷之前請將電子版的會議總結、參會照片等材料發到郵箱hwjl@sdu.edu.cn。
2.攜帶護照、發票等參會相關材料至國際事務部(明德樓C315)辦理核銷手續🖕。
國際事務部會審核後🧖🏿♂️,提供簽字蓋章的“摩臣2平台因公出國境外匯開支預算表”、“臨時出國境用匯核銷單”。
3.財務報賬大廳審核、填寫報銷單
(1)攜帶國際事務部出具的“摩臣2平台因公出國境外匯開支預算表”、“臨時出國境用匯核銷單”、“摩臣2平台出國赴港澳任務批件”到財務報賬大廳11號“外匯報銷”窗口審核👨🏽🎨🦹♂️。
(2)從財務報賬大廳領取 “摩臣2平台差旅費結算表”,將其余發票按要求粘貼填寫,並請財務人員核實是否符合報銷要求。
4.辦理好以上手續👏🏻,攜帶已填寫並粘貼的“臨時出國境用匯核銷單”和“摩臣2平台差旅費結算表”等報銷單據及參會相關材料至摩臣2研究生辦公室(水利樓222)🏊🏻♀️,由摩臣2統一到研究生院培養辦(明德樓B317)辦理相關手續👩🔧。參會相關材料包括:
(1)會議日程安排(含有本人發言或報展的日程頁原件🧍♀️、復印件)、會議論文集等會議材料;
(2)護照原件及首頁和標有出入境日期頁面的復印件;
(3)相關發票原件👩🏻🦽👨🏼🚀;
(4)摩臣2平台出國赴港澳任務批件(由國際事務部出具)🚵。
四、其他
1.已經獲得資助名額者,如未能成行😆,資助名額自動取消,不可轉為資助參加其它會議、不得轉讓他人使用;改為申請其它會議參會資助者,須重新申報。
2.如申請人正在境外交流,欲往第三地參加國際會議則暫不能申請該項目資助。